#GenZ đi làm: Thủ thuật Google Drive: biến hình / PDF thành chữ, tổ chức file, tìm lại file cũ…

Chia sẻ với các bạn một số thủ thuật Google Drive siêu đơn giản nhưng rất hữu ích khi đi làm. Nếu bạn một tân binh trong thị trường lao động thì nhớ note lại ngay nhé!

Mục lục

Thủ thuật Google Drive chuyển file ảnh, file PDF thành chữ

Bạn có 1 file ảnh, file PDF, thay vì phải ngồi đọc file và gõ lại, bản chỉ cần nhấn phải chuột > Open With > Google Docs.

Khi bạn mở file xong, bạn sẽ thấy chữ trong hình được chuyển thành văn bản, sẵn sàng cho bạn chỉnh sửa. Tính năng này dùng được với cả tiếng Việt nhé, không chỉ tiếng Anh đâu. Quá dễ, miễn phí nữa chứ, sướng thế thôi 😁

Làm cho file được chia sẻ xuất hiện ở nhiều folder khác nhau

Khi bạn được ai đó chia sẻ một file, mặc định nó không xuất hiện trong ổ Drive của bạn, thay vào đó nó nằm trong mục “Shared with me”. Nhưng file nằm lẻ loi trong này thì tìm kiếm cực lắm, và các file liên quan nhau (ví dụ, file của cùng 1 dự án, 1 hợp đồng…) thì lại không ở cùng 1 chỗ nên khó tìm hiểu.

Để giải quyết vấn đề này dễ lắm, bạn nhấn phím phải chuột, chọn “Add shortcut to Drive” rồi sau đó chọn một folder bạn muốn bỏ nó vào mà thôi. Rất gọn đúng không?

Lưu ý rằng các file dạng add shortcut này thì chỉ là shortcut, nếu người kia xóa file hoặc bỏ bạn ra khỏi danh sách chia sẻ thì bạn cũng không còn truy cập được vào file đó đâu nhé.

Chặn không cho người khác chia sẻ với bạn

Tính năng này áp dụng khi bạn không muốn người bên ngoài tổ chức của bạn chia sẻ file với bạn. Dễ lắm, cứ nhấn phải chuột > Block <email của người chia sẻ> là xong.

File xóa xong không mất ngay

Khi bạn xóa một file, file đó không mất ngay, nó được di chuyển vào thùng rác của Google Drive (Trash). Nếu bạn lỡ tay xóa nhầm file quan trọng thì cũng không có gì phải lo, bạn chỉ cần vô mục Trash > phím phải chuột vô file > Restore. Xong, nó sẽ quay lại vị trí ban đầu.

Cách làm tìm lại phiên bản cũ của file

Ví dụ bạn có 1 file đang mở làm được, làm được 1 lúc thì bạn nhấn save, sau đó mới chợt nhận ra là mình làm không đúng, cần phải quay lại phiên bản file của 1 ngày trước đó thì sao? Google Drive có chức năng “versioning”, tức là cứ file được upload lên mà cùng tên thì nó sẽ tạo thành 1 phiên bản mới, nó không xóa ngay bản cũ. Bạn hoàn toàn có thể lấy lại phiên bản cũ bằng cách chọn vào file > Nhấn dấu … như hình bên dưới, chọn Manage versions. Sau đó trong màn hình mới xuất hiện, bạn tìm phiên bản muốn lấy lại, nhấn Download về máy tính là xong.

Sau đó bạn có thể upload lại file này đè lên Drive là ổn. Mọi chuyện được khôi phục, không cần hoảng loạn. Và tính năng này áp dụng với mọi loại file, không chỉ là file Google Docs, Sheets, Slides hay các file Microsft Office. Kể cả file ảnh, file tài liệu… cũng được luôn.

Thủ thuật Google Drive Add to Starred

Chức năng này giống như đánh dấu Favorite vậy á, nhưng mà là áp dụng cho file. Bạn có thể đánh dấu các file bạn thường dùng nhất để không phải đi lục lại mất thời gian. Bạn có thể tìm lại các file đã đánh dấu ở bảng bên tay trái.

Tuy nhiên, bạn cũng đừng lạm dụng tính năng này, tới một lúc các đống file được gắn sao của bạn nó đầy lên thì việc đi tìm cũng mệt lắm 😆 Mình thường chỉ đánh sao 1-2 file ở một thời điểm thôi, còn lại thì dùng tính năng tìm kiếm của Google Drive là đủ rồi.

Theo Duy Luân